Politique de confidentialité

Aller directement à :

• Vous avez appelé un professionnel et Léa vous a répondu
• Vous avez appelé un garage dont le numéro n'est plus attribué
• Vous avez pris rendez-vous en ligne chez un professionnel
• Vous avez essayé Léa en ligne
• Vous vous abonnez en ligne (garage)
• Vous avez connu Vokelia par un partenaire
• Faire effacer ou consulter vos données

1. Responsable du traitement

Vokelia est le nom commercial de Valentin THOMAS, entrepreneur individuel (EI), SIREN 821 571 775, 13 rue de la Ferme, 92350 Le Plessis-Robinson. Contact : contact@vokelia.com.

Vokelia est responsable du traitement des données :

• des visiteurs du site vokelia.com ;
• des personnes qui essaient Léa en ligne ou demandent à être rappelées ;
• des professionnels abonnés à Vokelia, pour leur compte et leur abonnement ;
• des appels utilisés pour améliorer Léa (point 3).

Quand un professionnel utilise Vokelia pour répondre au téléphone ou pour prendre des rendez-vous en ligne, c'est lui qui est responsable du traitement des données de ses clients. Vokelia agit alors pour son compte, comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, selon l'article 16 des conditions générales.

2. Données traitées

2.1 Visiteurs du site

• Mesure d'audience anonyme (pages vues, type d'appareil, pays), sans cookie ni identifiant personnel (voir le point 10).
• Les messages que vous nous envoyez (e-mail, téléphone, WhatsApp) et les coordonnées qui vont avec.

2.2 Professionnels abonnés à Vokelia

• Identité et coordonnées : nom, prénom, nom de l'établissement, e-mail, téléphone, adresse
• Paramétrage de l'établissement : horaires, prestations, règles de prise de rendez-vous, agenda
• Connexion à l'espace professionnel : adresse e-mail, date et heure de connexion
• Facturation : formule choisie, factures, paiements (la carte est saisie chez le prestataire de paiement, point 2.7)
• Vérification à l'abonnement : à chaque nouvel abonnement, Vokelia vérifie si un partenaire vous a présenté ou si vous l'aviez déjà contacté (point 2.6)

2.3 Vous avez appelé un professionnel et Léa vous a répondu

Sont traités :

• votre numéro de téléphone ;
• votre nom et votre prénom, si vous les donnez ;
• l'objet de votre appel et ce qui est utile au rendez-vous ou à la demande (par exemple la prestation souhaitée, le créneau, l'immatriculation du véhicule pour un garage) ;
• l'enregistrement audio de l'appel, sa transcription écrite et son résumé ;
• la date et la durée de l'appel.

Dès le début de l'appel, Léa annonce qu'elle est une assistante virtuelle et que l'appel est enregistré. Après l'appel, vous pouvez recevoir un SMS de confirmation. Le professionnel est prévenu par SMS quand votre appel demande une suite (rendez-vous pris, message, rappel), et retrouve l'appel dans son espace professionnel.

Selon l'activité du professionnel, Léa peut noter une information de santé que vous donnez parce qu'elle est utile au rendez-vous : une allergie pour un restaurant, un traitement en cours avant un soin esthétique, le motif de la séance chez un kinésithérapeute. Cette information sert uniquement à préparer le rendez-vous.

2.4 Vous avez pris rendez-vous en ligne chez un professionnel

• Prénom, nom, e-mail, téléphone et, si vous en laissez une, votre note
• Le rendez-vous choisi
• Pour limiter les abus : l'adresse IP, l'e-mail et le téléphone, enregistrés sous forme d'empreinte (un code calculé à partir de la donnée)

Le rendez-vous est confirmé par SMS, avec un lien pour le déplacer ou l'annuler, et par e-mail. Le professionnel est prévenu par SMS.

2.5 Vous avez essayé Léa en ligne (vokelia.com/garage/essai)

Sur la page d'essai, un garagiste parle à Léa depuis son navigateur en jouant un de ses clients. Pour l'essai, Vokelia crée un garage d'essai (le nom et les horaires tapés, des prestations courantes) et une Léa d'essai.

• La voix n'est pas enregistrée. Seuls la transcription écrite de la conversation et son résumé existent, le temps de l'essai.
• Tout ce qui a été créé pour l'essai est effacé au plus tard 48 heures après sa préparation, chez Vokelia et chez la plateforme vocale : le garage d'essai, ses horaires et prestations, sa Léa, chaque conversation, sa transcription et son résumé, les rendez-vous, demandes, messages et SMS gardés pour le récapitulatif. Chez la plateforme vocale, la suppression suit la note du point 7.
• Trois choses seulement sont gardées à part :
  • les traces qui servent aux limites d'usage (l'adresse de votre connexion, transformée par un code secret, et l'heure), effacées au plus tard 7 jours après. Elles servent à empêcher les abus ;
  • la demande de rappel, si vous en faites une (votre numéro, votre e-mail s'il est donné, le nom du garage, le mode et la date de l'essai), conservée au plus 3 ans après son envoi, comme le recommande la CNIL pour les prospects. Elle sert à vous rappeler au sujet de Léa, et, si vous vous abonnez ensuite, à savoir si vous étiez déjà connu de Vokelia ou si vous êtes venu par un partenaire (point 2.6) ;
  • les alertes envoyées à Vokelia : un e-mail après chaque essai (nom du garage, mode et durée de l'essai, et vos coordonnées si vous avez demandé un rappel) et un SMS à chaque demande de rappel, sans transcription. Elles servent à suivre les essais et à vous rappeler, et sont gardées au plus 3 ans.
• Vos coordonnées servent à vous rappeler : ni revente, ni lettre d'information. Rien n'est envoyé aux coordonnées que vous laissez ; seul Vokelia est prévenu.
• Qui y a accès : Valentin THOMAS (Vokelia), seul. Les prestataires du point 5 (plateforme vocale, hébergement, envoi des SMS et des e-mails) traitent ces données pour son compte. Dans un seul cas, un partenaire de Vokelia peut en recevoir une partie : si vous étiez déjà en contact avec Vokelia avant qu'il vous présente (par son lien ou par un e-mail), la date de cette demande et le nom de garage qu'elle porte peuvent lui servir de preuve, jamais votre numéro de téléphone ni votre e-mail (point 2.6).
• Si vous vous abonnez ensuite, le nom du garage, ses horaires et le mode de l'essai (jamais un nom de personne, un numéro de téléphone ni une adresse e-mail) restent dans la mémoire de votre navigateur pour préremplir l'abonnement : ils ne sont repris que le jour même et sont effacés dès l'ouverture suivante, un autre jour, et après l'abonnement (point 10).
• Effacement sur simple demande à contact@vokelia.com, avant les échéances ci-dessus.

2.6 Vous avez connu Vokelia par un partenaire

Un partenaire de Vokelia peut vous faire connaître Vokelia de deux façons : par un lien vers vokelia.com qui porte son nom (à la fin de l'adresse, après « ?source= »), ou par un e-mail qu'il envoie, avec votre accord, à vous et à Vokelia en même temps.

• Ce qui est noté : quand vous arrivez par son lien, Vokelia note le nom du partenaire avec votre essai de Léa, votre demande de rappel, votre inscription et votre abonnement. S'il vous a présenté par e-mail, ou si vous êtes revenu plus tard sans son lien, Vokelia peut noter son nom à la main, avec la date de cet e-mail ou de votre premier passage par son lien.
• Pourquoi : pour calculer la commission que Vokelia doit au partenaire qui vous a présenté. Base légale : l'intérêt légitime de Vokelia.
• La vérification à l'abonnement : quand vous vous abonnez, Vokelia cherche si vous l'aviez déjà contacté : une demande de rappel, une inscription ou un abonnement plus anciens, avec le même numéro SIREN, la même adresse e-mail ou le même numéro de portable. Cela permet de savoir si vous êtes venu par un partenaire ou si vous connaissiez déjà Vokelia. Seul le résultat est gardé (ce qui a été trouvé et sa date), jamais votre numéro de portable ni votre adresse e-mail. Si Vokelia n'a rien noté pour votre établissement au sujet d'un partenaire, ce résultat est effacé 13 mois après le début de votre abonnement ; sinon, il est gardé avec ce qui sert à calculer la commission.
• Ce que le partenaire reçoit, seulement si vous vous abonnez après être venu par lui, et pour vérifier sa commission :
  • le nom de votre établissement, son numéro SIREN et sa ville, la date à laquelle vous êtes venu à Vokelia par lui et celle de votre abonnement ;
  • chaque fois qu'une commission lui est due pour vous : la date du paiement qui la déclenche et les montants qui servent à la calculer ; et si un de ces paiements est remboursé ou contesté auprès de votre banque, ce qui en est retiré, puis ce qui en est rendu s'il l'est ;
  • s'il le demande, de quoi vérifier ces paiements : leur référence, leur date et leur montant, sans vos coordonnées ni votre moyen de paiement ;
  • après la fin de son contrat avec Vokelia, un relevé de clôture, qui dit aussi si votre abonnement est encore en cours, puis les mêmes éléments tant qu'une commission reste à venir ou qu'un paiement déjà compté est remboursé ou contesté ;
  • si vous aviez déjà contacté Vokelia avant qu'il vous présente, Vokelia peut décider de ne rien lui devoir pour vous, et lui envoie alors la preuve de ce contact : sa date, sa nature (une demande de rappel, par exemple) et le nom ou le numéro SIREN de votre établissement tel qu'il y figure, jamais votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ni le contenu de vos échanges.
• Ce que Vokelia reçoit du partenaire : la liste des clics sur son lien, avec leur date et l'identification de l'établissement qui a cliqué quand il l'a (son nom, par exemple), et, s'il vous présente par e-mail, cet e-mail, qui porte votre adresse e-mail, le nom de votre établissement et, si possible, son numéro SIREN.
• Combien de temps :
  • le nom du partenaire est effacé avec ce qu'il accompagne (l'essai sous 48 heures, la demande de rappel sous 3 ans). Il figure aussi dans les alertes que Vokelia reçoit pour cet essai et cette demande, gardées au plus 3 ans (point 2.5) ;
  • ce qui sert à calculer la commission pour un professionnel présenté par un partenaire est gardé 6 ans après le dernier paiement, remboursement ou contestation pris en compte, ou 6 ans après le début de l'abonnement s'il n'y en a aucun. C'est le cas même si aucune commission n'est due : le relevé envoyé au partenaire est une pièce comptable, et ces éléments montrent ce qui était dû ou non. Cela comprend le nom de l'établissement, son numéro SIREN et sa ville, ses dates de contact, d'abonnement et de fin d'abonnement, les références de ses abonnements chez le prestataire de paiement et leurs premières factures payées (avec ce qui en a été remboursé ou contesté), le résultat de la vérification à l'abonnement et chaque décision de Vokelia sur son partenaire, avec son motif ;
  • avec chaque relevé, Vokelia fait aussi, pour son propre usage, un fichier de contrôle qui n'est jamais envoyé au partenaire et qui liste notamment chaque nouvel abonnement de la période rattaché à aucun partenaire (nom de l'établissement, numéro SIREN, ville et date) : il est gardé 13 mois après le relevé.
• Rien dans votre navigateur : le nom du partenaire n'est porté que par l'adresse des pages de vokelia.com, jamais gardé dans votre navigateur (point 10).

2.7 Vous vous abonnez en ligne (garage)

Un garagiste peut s'abonner à Léa seul, en ligne (vokelia.com/garage/abonnement), sans passer par Vokelia. Vokelia est responsable du traitement de ce qu'il saisit.

• Ce que vous saisissez : votre nom et prénom, votre e-mail, votre portable (confirmé par un code reçu par SMS), le numéro SIREN ou SIRET de l'entreprise, sa raison sociale et son adresse de facturation, le nom du garage et ses horaires, la formule choisie, le numéro que vos clients appellent et, après le paiement, l'adresse du garage.
• Annuaire des entreprises : quand vous quittez le champ du numéro SIREN ou SIRET, ce numéro, et rien d'autre, est envoyé depuis le serveur de Vokelia au service public recherche-entreprises.api.gouv.fr pour préremplir la raison sociale et l'adresse. Ni votre nom, ni votre adresse IP, ni un cookie ne lui sont transmis.
• Paiement : il se fait chez Stripe (point 5). Vokelia lui envoie la raison sociale (qui peut être votre nom si vous êtes entrepreneur individuel), l'adresse e-mail, l'adresse de facturation et le numéro SIREN, repris sur chaque facture, avec un identifiant interne d'inscription ; jamais votre portable ni vos horaires. Votre carte est saisie sur la page de Stripe : Vokelia n'en reçoit pas le numéro.
• Le code SMS est envoyé par OVHcloud (point 5). Il n'est jamais gardé en clair. Pour limiter les abus, Vokelia garde seulement des empreintes (des codes calculés avec une clé secrète, à partir de votre portable, de votre connexion et du code, jamais ces données elles-mêmes) et des compteurs : les empreintes du code SMS sont effacées au bout de 7 jours, les compteurs de limites d'usage au bout de 24 heures.
• Acceptation des conditions : quand vous passez au paiement, le serveur note la version des conditions générales et l'heure sur votre inscription (jamais depuis votre navigateur). Une fois le paiement accepté, ou la carte enregistrée, une copie (la version, la date, votre e-mail, le SIREN, la raison sociale et la référence de l'abonnement) est gardée à part, 5 ans après la fin de l'abonnement, comme preuve. Elle n'est pas effacée avec votre établissement. Chaque version des conditions reste lisible à son adresse.
• Si vous quittez avant de payer : aucun garage ni abonnement n'est créé et rien n'est prélevé. L'inscription et, s'il existe, votre client chez Stripe sont effacés 24 heures après votre dernière saisie (25 heures si un client ou une page de paiement existe déjà chez Stripe), au prochain passage d'effacement, soit 48 heures au plus.
• Si vous vous abonnez : l'inscription est effacée 30 jours après la mise en service (ou après l'annulation). L'abonnement garde ce qui sert à la facture et à la preuve. Une inscription refusée est effacée 30 jours après le refus, 90 jours si elle est venue d'un partenaire (point 2.6). Une demande annulée avant la mise en service est effacée 30 jours après son annulation.
• À la fin de l'abonnement, 60 jours après : le garage, Léa et toutes ses conversations sont effacés chez Vokelia et leur suppression est demandée à la plateforme vocale (note du point 7), puis votre compte est effacé s'il ne sert à aucun autre garage. Le client chez Stripe est alors supprimé, sauf s'il reste un abonnement pas fini, une facture qui peut encore être payée ou un solde. Les factures et les paiements restent lisibles chez Stripe : Vokelia garde les factures 10 ans, comme la loi l'impose aux pièces comptables (point 7).
• Si l'abonnement en ligne n'est pas ouvert, la page propose d'être rappelé : votre numéro, votre e-mail si vous le donnez, et le motif sont gardés au plus 3 ans après l'envoi, et Vokelia reçoit une alerte. Vos coordonnées servent à vous rappeler et, si vous vous abonnez ensuite, à savoir si vous étiez déjà connu de Vokelia ou venu par un partenaire (point 2.6).
• Dans votre navigateur : le formulaire garde un brouillon, et un témoin technique relie les étapes de votre inscription (point 10).
• Qui y a accès : Valentin THOMAS (Vokelia), seul, et les prestataires du point 5 pour leur mission.

2.8 Vous avez appelé un garage dont le numéro n'est plus attribué

Quand un garage a mis fin à son abonnement, que son numéro attend d'être réattribué, ou que son abonnement est suspendu pour un impayé, une Léa dite « de garde » répond sur ce numéro.

• Ce que vous entendez : « Ce numéro n'est plus attribué. » (abonnement terminé ou numéro en attente), ou « Le garage ne peut pas répondre pour le moment. Merci de rappeler plus tard. » (abonnement suspendu). Puis Léa raccroche, en quelques secondes.
• Ce qui est gardé de votre appel : cette Léa n'enregistre pas l'appel, n'en garde aucune transcription et n'a accès à aucune donnée du garage. La plateforme vocale garde la trace de l'appel (votre numéro, la date et la durée), que Vokelia fait supprimer au bout de 7 jours (note du point 7). Twilio, qui fournit les numéros, garde aussi son propre journal d'appels (le numéro de l'appelant, la date et la durée), consultable pendant 13 mois selon ses conditions. Pendant l'appel, votre voix est transcrite en direct et le texte est lu par le modèle de langage pour que Léa dise la bonne phrase, par les prestataires du point 5.
• Pourquoi : pour vous informer, et pour savoir si un numéro reçoit encore des appels avant de le donner à un autre garage : Vokelia note la date du dernier appel reçu sur chaque numéro. Un numéro n'est réattribué qu'après 90 jours et s'il n'a reçu aucun appel pendant ses 30 derniers jours.

3. Finalités et bases légales

Vokelia écoute ou lit des appels pour aider un professionnel, corriger une erreur de Léa et améliorer ses réponses. Les transcriptions peuvent alors être analysées avec un outil d'intelligence artificielle (Anthropic, point 5). Vous pouvez vous opposer à cette utilisation de votre appel (point 9). Vokelia n'envoie pas de lettre d'information et ne vend ni ne loue aucune donnée.

4. Destinataires

• Valentin THOMAS (Vokelia) ;
• le professionnel, pour les données de ses propres clients (appels, rendez-vous, demandes), dans son espace professionnel et par SMS ;
• les prestataires techniques du point 5, chacun pour sa mission ;
• les partenaires de Vokelia, pour les professionnels qu'ils lui ont présentés (point 2.6) ;
• les autorités, uniquement sur demande légale.

5. Prestataires de Vokelia

Vokelia fait appel aux prestataires suivants, qui traitent les données uniquement pour fournir leur service :

Le bouton WhatsApp du site ouvre une conversation sur WhatsApp, un service de Meta. Si vous l'utilisez, la politique de confidentialité de WhatsApp s'applique.

6. Transferts hors de l'Union européenne

Les prestataires indiqués « États-Unis » ou « Union européenne, États-Unis » au point 5 y traitent des données, et Vercel est une société américaine. Ces transferts sont encadrés par le Data Privacy Framework, le cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis (décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023), quand le prestataire y est certifié, et sinon par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (article 46 du RGPD).

7. Durées de conservation

Supprimer un appel chez la plateforme vocale. Quand cette politique dit qu'un appel ou une conversation est supprimé chez la plateforme vocale, Vokelia en demande la suppression par l'interface de cette plateforme : elle retire alors de la fiche de l'appel l'enregistrement, la transcription, les messages et le résumé, et n'y garde que des informations techniques (dates, coût, identifiants). Les listes de la plateforme peuvent mettre un délai à se mettre à jour, que Vokelia ne maîtrise pas.

8. Sécurité

• Communications chiffrées (HTTPS)
• Données chiffrées au repos dans la base de données
• Connexion à l'espace professionnel par lien envoyé par e-mail, sans mot de passe à retenir
• Chaque professionnel n'a accès qu'aux données de son propre établissement
• Accès d'administration limité à Valentin THOMAS

9. Vos droits

Vous pouvez à tout moment :

• accéder à vos données et en obtenir une copie ;
• les faire rectifier ou compléter ;
• les faire effacer, sauf si la loi impose de les garder ;
• demander la limitation de leur traitement ;
• vous opposer à leur traitement, pour des raisons tenant à votre situation ;
• les récupérer dans un format courant (portabilité), quand le traitement repose sur le contrat ;
• donner des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Écrivez à contact@vokelia.com en indiquant votre demande, votre numéro de téléphone ou votre e-mail et, s'il s'agit d'un appel ou d'un rendez-vous, le nom du professionnel et la date. Un justificatif d'identité peut vous être demandé en cas de doute. Vous recevez une réponse sous un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois si la demande est complexe ; vous en êtes alors informé.

Si votre demande concerne un appel passé à un professionnel ou un rendez-vous pris chez lui, vous pouvez aussi l'adresser directement à ce professionnel. Si vous l'adressez à Vokelia, Vokelia la lui transmet et l'aide à y répondre.

Si vous ne souhaitez pas que votre appel soit enregistré, dites-le à Léa : elle transmet votre demande au professionnel pour qu'il vous rappelle. Ce qui a déjà été dit reste enregistré jusqu'à ce que vous raccrochiez ; vous pouvez en demander la suppression à contact@vokelia.com.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : cnil.fr/fr/plaintes.

10. Cookies et traceurs

Le site vokelia.com mesure son audience avec Vercel Web Analytics et ses performances avec Vercel Speed Insights. Ces outils ne déposent aucun cookie et ne permettent pas de vous identifier. Aucun bandeau de consentement n'est donc nécessaire.

La page d'essai garde l'état de votre essai dans la mémoire de l'onglet de votre navigateur (le nom du garage, les horaires, le mode et la clé de l'essai) : elle disparaît à la fermeture de l'onglet et n'est plus lue après 12 heures. Le nom du partenaire dont vous avez suivi le lien n'y est jamais gardé : seule l'adresse des pages le porte (point 2.6). Les espaces professionnels utilisent un cookie de session, indispensable pour rester connecté. Aucun cookie publicitaire n'est utilisé.

Pour vous éviter de tout ressaisir, le parcours d'abonnement en ligne (point 2.7) garde trois choses :

• Le nom du garage, ses horaires et le mode de l'essai, dans la mémoire locale de votre navigateur, quand vous avez essayé Léa et que l'abonnement est ouvert : ni nom de personne, ni téléphone, ni e-mail. Ils ne sont repris que le jour même et sont effacés dès l'ouverture suivante, un autre jour, et après l'abonnement.
• Un brouillon du formulaire d'abonnement, dans la mémoire locale de votre navigateur : votre nom et prénom, votre e-mail, votre portable, le numéro SIREN, la raison sociale, l'adresse de facturation, le nom du garage, les horaires et la formule choisie, jamais le code SMS ni la case des conditions. Il est enregistré à chaque modification, ne reste lisible que le jour même, et est effacé après le paiement ou quand vous revenez un autre jour. Il n'est pas envoyé à Vokelia tant que vous ne validez pas une étape. Si vous ne revenez pas, il reste sur votre appareil jusqu'à ce que vous vidiez les données du site : vous pouvez le faire à tout moment.
• Un témoin technique (le cookie __Host-vokelia_abonnement), posé quand vous envoyez le formulaire. Il contient une valeur aléatoire, sans donnée personnelle, qui relie les étapes (code SMS, paiement, adresse) à votre inscription sans créer de compte. Il dure 14 jours, renouvelés à chaque étape, n'est lisible que par vokelia.com, et Vokelia n'en garde que l'empreinte.

Ces éléments servent uniquement au service que vous demandez : ils ne servent ni à vous suivre ni à la publicité, et aucun bandeau de consentement n'est nécessaire. Vous pouvez les effacer à tout moment dans les réglages de votre navigateur.

11. Modification de cette politique

Cette politique peut évoluer avec le service ou la réglementation. La date de mise à jour figure en haut de la page. Les professionnels abonnés sont prévenus par e-mail de tout changement important.

12. Contact

• E-mail : contact@vokelia.com
• Courrier : Vokelia, Valentin THOMAS, 13 rue de la Ferme, 92350 Le Plessis-Robinson

Vokelia n'a pas désigné de délégué à la protection des données ; Valentin THOMAS répond directement aux demandes.

Voir aussi : mentions légales et conditions générales d'utilisation et de vente.